Como elaborar um relatório gerencial que impulsione a tomada de decisão?

Elaborar um relatório gerencial é uma das grandes responsabilidades de um gestor. Exatamente por isso, é necessário dedicação e atenção para produzir um documento completo e bem estruturado, capaz de otimizar a tomada de decisão.

Sabe-se, no entanto, que uma boa parcela dos gerentes e empreendedores sentem dificuldades nessa etapa e acabam comprometendo todo o processo de crescimento empresarial. Diante disso, preparamos este material com dicas importantes e úteis para você que enfrenta o mesmo problema.

A seguir, você poderá descobrir as melhores práticas para elaborar o seu relatório gerencial com sucesso. Prossiga com a leitura e aprenda agora mesmo!

O que é um relatório gerencial?

O relatório gerencial é uma poderosa ferramenta de gestão. Trata-se de um documento escrito que tem como base os fatos e dados de um determinado setor, servindo de embasamento para a correção de falhas e percepção de novas oportunidades.

Produzido pelos gestores e diretores, esse relatório apresenta informações importantes para a tomada de decisão e leva em consideração inúmeros aspectos para ser elaborado, como:

pessoas que terão acesso a ele;
o objetivo de sua elaboração;
as informações que deverão constar no documento;
a forma que será apresentado — a mais prática e clara possível.

Quais as melhores práticas para elaborar um relatório gerencial?

Após entender o que é um relatório gerencial, bem como sua importância para o processo de aperfeiçoamento e desenvolvimento empresarial, podemos, enfim, apresentar algumas dicas importantes para a sua correta elaboração.

É importante frisar que um gestor eficiente deve dominar e compreender as boas práticas que serão apresentadas, visto que elas reduzem o tempo de elaboração do documento e ainda contribuem para a redução de custos e para um resultado final mais satisfatório. Por isso, acompanhe com atenção!

Defina os indicadores essenciais

O primeiro passo para um relatório eficiente é a definição dos indicadores de desempenho. Quando você sabe o que deve ser monitorado e obtém esses resultados de maneira clara, seu relatório se torna muito mais focado e útil.

Muitos gestores elaboram relatórios que falam de tudo (e nada) ao mesmo tempo, dificultando a interpretação dos dados e a tomada de decisão. Lembre-se de que quanto mais focado for o seu relatório, mais eficiente será a estratégia adotada.

Assim sendo, procure estudar o seu setor, delimitar seus objetivos e escolher os indicadores mais importantes e equilibrados às suas metas.

Identifique os melhores e piores resultados

Um bom relatório gerencial é capaz de fornecer ao destinatário uma visão rápida e completa da atual situação do setor. Para isso, é imprescindível que ele contenha os melhores e piores resultados apresentados no período em análise.

Esse tipo de informação é crucial para a tomada de decisão, tanto para a correção de erros, como para aproveitar oportunidades de crescimento. Afinal, um resultado ruim pode revelar alguma falha grave a ser corrigida e um bom resultado pode apresentar uma opção de investimento.

Faça uma análise precisa dos dados

Os dados devem ser seu ponto de partida para elaborar um relatório gerencial. Em outras palavras, tudo aquilo que constar no documento deve possuir algum embasamento e não ser apenas fruto de observações e opiniões pessoais.

Toda a atuação empresarial deve ser pensada de maneira estratégica e, por isso, aprender a transformar dados em oportunidades de crescimento é o grande diferencial de um gerente de sucesso.

Portanto, analise e apresente dados concretos em seu relatório. Mostre aos destinatários os números e informações que comprovam suas conclusões e contribua para uma tomada de decisão mais rápida e acertada.

Destaque informações relevantes

Quase todo gestor já se deparou com um relatório gerencial extenso e difícil de ser interpretado. Essa falha, além de atrasar a tomada de decisão, não expõe adequadamente a real situação da empresa.

Em resumo, o ideal é que os pontos considerados mais relevantes fiquem em destaque no relatório. Significa dizer que alguns dados, como a rentabilidade no período, os produtos com maior e menor rotatividade no estoque e os funcionários com melhor desempenho devem ser facilmente visualizados.

Seja claro e conciso

A linguagem é mais um ponto que merece atenção durante a elaboração do relatório gerencial. Lembre-se de que o documento que está sendo produzido servirá de base para o planejamento empresarial e para a tomada de decisões dos gestores, portanto, é importante que ele seja inteligível e conciso.

Elaborar um relatório longo, repleto de informações pouco relevantes, com uma linguagem confusa e rebuscada não contribui para o alcance de seus objetivos e, por isso, é um erro que precisa ser evitado.

Aposte em gráficos e planilhas explicativas

Uma maneira de otimizar a tomada de decisões é transformar os dados em gráficos e planilhas. Em geral, essa forma de apresentação de resultados é mais simples de ser interpretada e apresenta os resultados de maneira imediata.

Nesse caso, a dica é apostar nesses recursos, unindo cores, formas e números. Fazendo isso, seu documento será muito mais útil e contribuirá para o crescimento empresarial de maneira significativa.

Prepare a sua apresentação

Por último, é necessário estar preparado para apresentar o documento aos demais gestores e líderes. Destaca-se que essa fase é tão relevante quanto as demais e, por isso, é muito importante que você estude e ensaie o que pretende falar.

Quando você se prepara para essa apresentação, consegue montar toda uma ordem cronológica para o momento, transmitindo segurança e conhecimento para os interlocutores. Por outro lado, o despreparo pode tornar o entendimento mais difícil e atrasar a tomada de decisão.

Assim sendo, sua apresentação deve ser tranquila, completa e pontual. Escolha os aspectos a serem abordados e trabalhe de acordo com o seu público — quanto mais técnica for a sua audiência, mais você poderá se aprofundar e abordar as complexidades.

Em síntese, após acompanhar todas essas dicas, podemos afirmar que elaborar um relatório gerencial é uma tarefa menos assustadora do que parece. Esse instrumento tem um potencial muito grande para a gestão empresarial e precisa ser melhor explorado pelas empresas. Em um cenário de alta concorrência, aprender a elaborar e apresentar bons relatórios pode ser o diferencial de sua empresa, especialmente por permitir que os gestores tomem decisões com rapidez e qualidade.

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