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Como reduzir a perda de mercadoria por meio da gestão de estoques

O estoque das empresas deve ser tratado como capital investido. São materiais que já foram pagos e o dono do negócio apenas obtém lucro se a venda deles for efetuada. Portanto, qualquer perda de mercadoria representa perda de dinheiro e tais perdas são comuns na grande maioria dos negócios, seja no varejo ou na indústria.

As perdas de mercadoria podem acontecer por diversos motivos, alguns deles são:

divergências de estoque;
avarias em produtos;
datas de validade vencidas;
roubos (que podem acontecer durante o transporte, por exemplo).

Seja qual for a razão, grande parte das falhas que tem como consequência a perda de estoque podem ser reduzidas ou eliminadas se a empresa desempenhar a gestão de armazenagem de maneira eficiente, abrangendo todas as etapas pelas quais os materiais passam, de forma integrada e completa.

Conheça as etapas

Tudo o que envolve a movimentação da mercadoria pode ser tratado como uma etapa de estoque nos processos do negócio. Podemos citar as três principais: recebimento, estocagem e expedição (ou picking).

Recebimento

Primeiramente, a mercadoria será recebida na empresa. Os responsáveis pelo recebimento devem estar cientes da importância da verificação e do confrontamento de informações do produto recebido fisicamente e do que está descrito na nota fiscal.

Tal conferência eliminará erros cometidos pelos fornecedores, que poderão ser cobrados caso haja alguma divergência entre o que foi pedido e o que foi entregue. Além disso, quando as mercadorias são conferidas, é possível evidenciar se houve avarias durante o transporte, assim, o fornecedor também poderá ser responsabilizado, diminuindo o ônus da empresa.

Estocagem

A armazenagem em si do material também deve ser levada em consideração, principalmente no aspecto de controle do estoque. Perdas como roubo, divergência e avarias têm grande chance de acontecer durante a estocagem.

Saber onde as mercadorias se encontram no armazém, qual foi o primeiro material que entrou no estoque, quais são as quantidades em determinada localização no depósito, são informações fundamentais para que o controle seja feito de modo eficiente.

Expedição ou picking

No momento de retirada do material do estoque, é importante que as informações de saída sejam evidenciadas. Seja por controle manual, seja por sistema, toda mercadoria que for retirada do estoque deve estar de acordo com os documentos de saída para que não haja furos ou divergências futuras.

Além da perda representada, por exemplo, pelo envio de uma quantidade maior de mercadorias que o pedido do cliente, um furo no estoque pode representar o não atendimento da demanda dele, o que pode manchar a imagem da empresa perante o mercado.

Sabendo da importância da correta gestão dos estoques, veja agora algumas dicas para tornar o processo mais robusto.

Use um sistema de gestão integrado

Quanto mais materiais se tem no estoque, mais difícil se torna o controle. Felizmente, existem diversas tecnologias que conseguem ajudar nessa tarefa. Esse é o primeiro passo para obter o controle total e começar a evitar a perda de mercadoria na sua empresa.

Ter um sistema de gestão integrado significa conectar todas as informações do negócio. Com um bom sistema, é possível verificar as demandas dos clientes, enviar automaticamente a demanda de compra para os fornecedores, ter uma visão geral dos estoques, facilitar os inventários, entre diversas outras tarefas.

Acompanhe o volume de compras

Entender o mercado e buscar os artigos dos quais o cliente realmente precisa também é importante para a redução da perda de mercadoria. Compras de alto volume devem ser feitas de maneira cautelosa, sobretudo quando o produto é novo e não há certeza da demanda dele no mercado.

O processo de aquisição das mercadorias deve ser baseado na demanda dos consumidores, por meio de dados e estatísticas que comprovem a popularidade dos itens. Assim, a probabilidade de ficar com mercadorias ociosas no estoque é reduzida.

Faça inventários regularmente

Outra forma de evitar perdas é incluir os inventários nas rotinas diárias. Verificar cada item que está parado no estoque pode ser a maneira mais concreta de se evidenciar produtos próximos à data de vencimento e divergências no estoque.

Além disso, qualquer situação fora do comum, como roubos, é revelada por meio do inventário, fazendo com que essa atividade também contribua para a segurança do estoque.

Classifique suas mercadorias

Diversas empresas utilizam métodos de classificação de materiais para fazer com que o controle do estoque seja mais acurado. As mercadorias devem ser listadas e ranqueadas por meio das características que a empresa achar de maior importância. Podem ser organizadas de acordo com:

alta demanda;
perecibilidade;
alto valor agregado;
dificuldade de aquisição;

Sendo assim, os itens classificados como os mais importantes para a empresa serão inventariados com maior frequência, enquanto os de menor importância serão verificados de modo menos frequente.

Implemente o FIFO

O FIFO (First In, First Out), representa um método de baixa de materiais e é muito importante para empresas que possuem mercadorias perecíveis. Adotar o método do FIFO significa que os materiais que entraram no estoque antes devem ser os primeiros a sair. Assim, a perda de mercadoria ocasionada pela data de validade vencida poderá ser reduzida.

Porém, para que seja possível utilizar esse método, deve haver um controle sólido das datas de entrada dos materiais. Organizando o produto por meio delas, seja de forma manual ou por meio de um sistema, garantirá que os materiais saiam conforme devem sair.

A perda de mercadoria deve ser eliminada da rotina das empresas que trabalham com estoques. Para que isso ocorra, ficou claro que é essencial haver controle completo dos processos. As empresas precisam incluir a melhoria contínua na cultura do negócio, fazendo com que ela se torne parte da sua estrutura.

Desse modo, os riscos serão eliminados, as perdas de mercadorias e os desperdícios serão reduzidos, deixando o negócio cada vez mais sólido e, por consequência, trazendo uma boa vantagem competitiva para a empresa, que terá mais chances de conquistar os clientes e crescer no mercado.

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