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FIFO: o que é e quando utilizar?

Imagine que você está comprando um iogurte no supermercado e observa uma placa enorme indicando que o item está em oferta. Será que você imediatamente pega o item ou antes analisa qual a sua data de validade? Esta é uma das funções do FIFO: dar clareza dos itens com menor prazo de vencimento.

Se você é um gerente de logística, ou profissional da cadeia de suprimentos, certamente já ouviu o termo. Ele é usado nas mais diversas áreas, desde produção até vendas e marketing, bem como por repositores e promotores, cuja responsabilidade é garantir a execução dessa ferramenta.

Mas o que é exatamente o FIFO? Porque ele é importante para o setor logístico? Quais as suas vantagens?

Se você tem dúvidas sobre uma ou mais perguntas, continue a leitura do artigo e saiba mais!

O que significa FIFO?

FIFO é um acrônimo em que cada letra inicial forma a frase “first In, first Out” — basicamente, “primeiro a entrar, primeiro a sair”, também conhecido como PEPS. Por essa definição fica claro que se trata de um sistema que tem o objetivo de manter a ordenação e a rotatividade das mercadorias.

Quando você organiza a armazenagem por data de entrada e saída, a probabilidade de vencimentos diminui consideravelmente.

Por exemplo: digamos que a empresa recebeu uma grande remessa de arroz e, quinze dias depois, chegará uma nova quantidade semelhante. A questão é que ainda existe metade da primeira remessa em estoque.

Quando se aplica o FIFO, o correto é realizar uma arrumação prévia, colocando a mercadoria antiga na frente, para estocar a nova de modo que essa sempre saia por último.

Com a utilização de um WMS, essa arrumação não precisa ser feita fisicamente, pois o sistema já identifica a data de entrada das mercadorias e cria as ordens automaticamente na hora da expedição.

No entanto, é preciso tomar alguns cuidados. Dependendo do layout e da estrutura de armazenagem, como o Drive-in e Drive-thru, o processo de controle pode ser mais difícil e dar margem para que a operação aloque outros itens na frente, aumentando as chances de vencimento dos produtos.

Qual a importância do FIFO para o setor logístico?

A importância do FIFO está em ajudar a fortalecer a reputação e otimizar o trabalho realizado. A adoção desse método automatiza o processo de recebimento e armazenamento de mercadorias. Mas como isso acontece?

O primeiro fator é por estabelecer regras com datas limites para cada tipo de produto. Por exemplo:

se a mercadoria tem validade igual ou superior a um ano, receber com, no mínimo, 50% de sua validade, ou seja, no caso de um produto que tem validade de um ano receber faltando seis meses para vencer;
se o item é perecível, receber com até 1/3 a partir da data de fabricação, ou seja, se um produto tem validade de 60 dias receber até 20 dias depois de fabricado.

Além de estabelecer as regras, a implantação do FIFO exige acompanhamento. Sendo assim, é preciso criar uma rotina que garanta a sua execução. Entre as atividades, podemos citar:

rondas de picking;
inventários rotativos;
envio de relatórios com itens críticos para setores como comercial, marketing e controladoria.

Com a implementação de um sistema que garanta uma correta rotatividade para os produtos, o setor consegue entregar um trabalho de qualidade para os seus clientes.

As vantagens da implementação do FIFO

Já sabemos que o FIFO foi desenvolvido para otimizar o trabalho do setor logístico em vários fatores. Porém, somado a isso, fica claro que os benefícios só podem ser obtidos por meio de estratégias de treinamento, aplicação e supervisão.

Assim, com o planejamento correto, ao adotar o FIFO, a empresa se beneficia em:

Aumento de lucro

Com a aplicação do FIFO, a taxa de desperdícios e quebras diminui, melhorando o trabalho de estoque. Isso automaticamente reduz a necessidade de compra de grandes volumes, que, por sua vez, impulsiona o fluxo de venda e aumenta o faturamento da empresa.

É uma conta simples: se a empresa controla melhor o seu estoque, vendendo mais e desperdiçando menos, o lucro automaticamente será maior.

Maior agilidade e dinamismo

Na prática, o FIFO prioriza um padrão de armazenagem. Ou seja, os produtos serão armazenados de uma forma que facilite a sua rotatividade. O reflexo disso é maior agilidade na hora de encontrar mercadorias para saída.

Quando o produto entra na empresa, a aplicação do FIFO sugere que já exista um espaço predeterminado para sua alocação. Esse planejamento antecipado é o que dará dinamismo à separação das mercadorias.

Menor taxa de desperdício

A principal função do FIFO é garantir que o primeiro produto recebido seja o primeiro a deixar o estoque. Dessa forma, desde que a empresa sempre receba itens com uma data maior do que a de seu estoque, ao seguir essa metodologia, não correrá o risco de esquecer uma mercadoria que tem maior necessidade de saída.

Lembre-se, também, de que a metodologia engloba fatores de gestão como o envio de relatórios. Uma sugestão é utilizar uma espécie de farol e identificar itens muito críticos na cor vermelha e itens que merecem atenção em amarelo. Dessa forma as áreas responsáveis podem agir rapidamente para negociar os produtos e evitar o desperdício.

A realização de inventário também garante que as datas estejam registradas de forma correta no sistema e garante que a ordenação seja seguida, evitando que algum item fique encalhado por erros de digitação.

Uniformidade entre as empresas

Ao implantar o FIFO, é preciso realizar uma ampla comunicação com todos os envolvidos no processo. Os fornecedores devem estar cientes das regras para que possam se adequar, a operação precisa estar ciente para receber as mercadorias de acordo com o padrão estabelecido e as áreas internas precisam estar atentas às informações para garantir a saída dos produtos em tempo hábil.

Quando utilizar o FIFO?

Esse método é aconselhável quando você utiliza itens que possuem alto giro e um tempo de validade que possibilite alguma ação caso algo dê errado. Bons exemplos são itens de mercearia básica como arroz e feijão.

Outra boa alternativa é utilizar para produtos que não possuam validade, como eletrônicos, eletrodomésticos e móveis.

É imprescindível ressaltar que apenas a adoção do sistema não é suficiente para otimizar o trabalho em relação ao controle de validade. Nem sempre a mercadoria que chega depois tem o vencimento mais longo, por isso uma conferência detalhada é indispensável.

Não há como negar o quanto o FIFO pode ser benéfico para uma empresa de logística. Porém, como qualquer sistema, ele só será efetivo se for implementado da forma correta e houver um intenso acompanhamento. Além disso, os resultados dependerão muito do comprometimento de equipes e colaboradores em seguirem as novas ideias.

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