Aprenda como elaborar um relatório de resultados logísticos!

Você sabe como elaborar um relatório logístico efetivo? Esse importante instrumento de gestão é utilizado para avaliar o desempenho da cadeia de suprimentos e também acompanhar a performance de metas e indicadores estabelecidos pelos gestores.

A produção de relatórios é uma prática indispensável para qualquer setor, especialmente para a logística. Composta por uma série de etapas complexas, um dos maiores desafios desse segmento é justamente garantir o alinhamento dos processos com os objetivos e as estratégias da organização. Por isso, a atividade de consolidar dados e examinar profundamente os resultados da empresa é tão importante.

No fim, o produto desse diagnóstico vai guiar a gestão para tomadas de decisão mais eficientes e ajudar a identificar desvios, necessidades e oportunidades, fornecendo conhecimentos úteis para um planejamento mais seguro e bem-sucedido.

Quer entender como funciona esse recurso e como ele pode ajudar seu negócio? Continue a leitura e confira os passos necessários para criar um bom relatório. Acompanhe!

O que são exatamente relatórios de resultado?

Basicamente, relatórios de resultados logísticos são demonstrativos que concentram uma série de informações sobre o rendimento de diferentes etapas produtivas da cadeia dentro de um período de tempo.

É imprescindível que os dados sejam confiáveis, relevantes e, sobretudo, atualizados. Afinal, esses documentos serão usados como base para tomadas de decisão e para elaboração de estratégias futuras.

Esse tipo de relatório se encaixa no modelo analítico, uma vez que ele tem como característica a coleta, o processamento e a análise de dados. Ele exibe, então, conclusões sobre o que foi extraído do andamento dos processos e possíveis soluções para os problemas identificados.

Um relatório gerencial pode ter diferentes formatos. Em geral, ele é estruturado em capítulos e o conteúdo é apresentado em tópicos e conclusões.

Gráficos são ferramentas visuais comumente usadas nesse tipo de documento para comparar resultados ao longo dos meses e mostrar aumento ou diminuição de valores e índices, por exemplo. O ideal é que o relatório seja objetivo e de fácil entendimento.

Como elaborar um relatório de resultados logísticos?

Reforçar a visibilidade e o domínio do negócio é o principal motivo pelo qual gestores criam relatórios de resultados. No fim das contas, ele representa uma importante referência sobre o real andamento das operações logísticas e, assim, possibilita fazer ajustes na gestão que vão potencializar ainda mais a performance do segmento.

Logo, é essencial que seja feito com qualidade e foco. Veja a seguir quais são os passos fundamentais para compor um relatório para sua empresa.

Tenha um objetivo

Para acertar em como elaborar um relatório de gestão, o ponto de partida é a definição de um objetivo. Análises de resultados logísticos são, geralmente, focadas em aspectos relacionados ao controle e também ao orçamento do setor.

Assim, antes de partir para as próximas etapas da confecção do documento, vale a pena pensar nos fatores mais críticos que merecem uma avaliação, como o aumento de gastos com o transporte ou o nível elevado de perdas no estoque.

Da mesma forma, é possível criar metas e interpretar dados para comprovar a viabilidade de um novo projeto e fazer bons investimentos, como a aquisição de equipamentos. Alguns exemplos de controles normalmente presentes em relatórios são:

valor total dos itens em estoque;
movimentação (entradas e saídas de materiais);
número de entregas consolidadas em um período;
índice de devoluções;
custos operacionais;
número de avarias na distribuição;
multas e irregularidades no transporte.

Defina indicadores de performance

Uma forma de tornar a mensuração de dados mais objetiva e relevante é aderir aos indicadores de performance (KPIs). Essas são métricas que mostram, de modo concreto e quantitativo, o resultado de rotinas, ações ou departamentos.

Com eles, também é mais fácil identificar o que funciona, o que não deu certo e que falhas acontecem ao longo do processo. São ferramentas valiosas de gestão que não podem faltar em um bom relatório, uma vez que elas apontam, de maneira muito clara, os caminhos que devem ser seguidos.

Existem milhares de indicadores para todo tipo de assunto dentro da logística. A ideia é escolher apenas alguns que sejam de fato relevantes e atendam aos objetivos e metas traçados previamente.

O excesso de KPIs pode originar um relatório poluído, confuso e que não vai direto ao ponto. Dentre as várias opções disponíveis, você pode eleger indicativos como:

nível do serviço de entregas;
tempo do ciclo do pedido;
índice de ocorrências;
custos de armazenamento;
nível médio e giro do estoque;
percentual do gasto com mão de obra;
média de preço do frete;
entre outros.

Levante dados

Dados podem ter diversos formatos e ser extraídos de diferentes arquivos de dentro da empresa. Muitos gestores organizam as informações em planilhas. No entanto, para redobrar a segurança e a confiabilidade, uma boa ideia é adotar um software de gestão (como o ERP — Sistema de Gestão Empresarial) e retirar o conteúdo necessário de lá.

Caso deseje medir a opinião do cliente, crie pesquisas de satisfação e disponibilize-as nos canais da instituição por um tempo determinado.

Agrupe e examine os dados

Esse é o momento final no qual você vai preparar tudo que coletou para montar a apresentação dos resultados. Com indicadores de performance, fica mais simples acompanhar a progressão dos dados e comparar os números com períodos anteriores.

Conforme mencionamos, use gráficos de coluna para avaliar como as variáveis se comportam ao longo de um tempo. Os de linha são ideais para mostrar o aumento ou a queda dos indicativos de custos e tempo, por exemplo. Já os em forma de pizza são eficazes para apontar estatísticas, proporções ou como o orçamento é distribuído.

Qual é a importância de um relatório gerencial?

Ao longo desse conteúdo, ressaltamos o valor dos relatórios analíticos como um instrumento que fornece bases sólidas para as tomadas de decisão e o planejamento estratégico. Eles comunicam nitidamente os resultados da empresa e expõem quais são as atividades ou os setores que precisam de melhorias ou ajustes para que seja possível maximizar seu rendimento.

Atualmente, a logística tem assumido um papel cada vez mais estratégico nas instituições. Os erros, desperdícios e altos custos da cadeia podem comprometer o andamento das empresas.

Por outro lado, quando a gerência investe em eficiência e se esforça para otimizar seus processos, ela tem a oportunidade de conquistar ganhos expressivos e se tornar muito mais competitiva no mercado.

Em função disso, gestores devem monitorar regularmente a performance de logística por meio de relatórios e usá-los como suporte para fazer escolhas mais inteligentes e acertadas.

Como vimos, monitorar e avaliar resultados logísticos são práticas cruciais para garantir o crescimento saudável das organizações e o aumento da lucratividade. Agora que você já sabe como elaborar um relatório de qualidade, é sua vez de colocar esses conhecimentos em prática e adotar essa ferramenta que fará toda a diferença para ajudar seu negócio a alcançar todo o seu potencial produtivo!

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