6 dicas para evitar atrasos na entrega de mercadorias e produtos

Um gestor atento ao comportamento do setor de negócios em que atua sabe que a vantagem competitiva é instável. A cada novidade tecnológica apresentada pelo concorrente, a cada novo serviço oferecido ou o nível de excelência na qualidade, percebidos pelo cliente, significa que é preciso promover mudanças nos processos. Um dos fatores que prejudicam a imagem de uma empresa é o atraso na entrega dos produtos que comercializa.

Para evitar esse tipo de problema na remessa de mercadorias, produtos e insumos é fundamental rever e aprimorar os procedimentos. Afinal de contas, está em jogo a imagem empresarial e o respeito conquistado junto ao mercado.

Por isso, preparamos este post com informações e dicas indispensáveis para que você possa efetuar as correções nos procedimentos operacionais, identificando os eventuais gargalos e deficiências, e promovendo as intervenções necessárias para manter a organização no topo da preferência dos consumidores. Boa leitura!

O que influencia no atraso da entrega?

A logística de entrega dos produtos e mercadorias ao cliente precisa merecer atenção redobrada, uma vez que ela encerra um ciclo comercial. Executá-la bem significa obter a plena satisfação do consumidor e até conquistar a sua fidelidade. Além disso, ele é um importante porta-voz do tipo de atendimento que lhe é prestado.

Da conclusão da venda, conferência, despacho e entrega ao destinatário, todas as etapas precisam ser cumpridas sem falhas. Para isso é imprescindível impedir que determinados fatores prejudiquem todo o trabalho anterior. São eles:

ausência de planejamento;
falta de produto em estoque;
divergências de quantidades no estoque;
rotas mal definidas;
sequência de entregas mal programadas;
má escolha de fornecedores logísticos;
burocracias internas atrasando os prazos (como a demora na emissão das notas fiscais);
problemas de comunicação.

Como aprimorar a qualidade da operação?

O trânsito de mercadorias é uma operação que faz parte da rotina de todo tipo de empreendimento, não importa o tamanho ou seu orçamento: diariamente recebe-se ou envia-se algum tipo de mercadoria, de documentos até as grandes cargas. Para você que é responsável pela área de entrega, listamos 6 dicas que ajudarão a incrementar as atividades do setor, além de evitar os problemas que mostramos. Confira!

1. Otimize os processos internos

O primeiro passo para reduzir o risco de atraso na entrega é a eliminação de gargalos internos. Problemas como divergência de estoque, atraso para emissão de documentos são exemplos clássicos de falha interna.

Sendo assim, faça um mapeamento das operações e descubra os pontos que podem gerar atraso. Depois de devidamente mapeados, defina estratégias para melhorar ou eliminar tais riscos potenciais. No quesito controles internos, invista em soluções tecnológicas para tornar todo o processo mais robusto e seguro.

2. Aprimore o planejamento logístico da empresa

O planejamento logístico deve considerar todos os detalhes da operação para que ela seja eficaz. Todos os fatores, seja da logística inbound, interna e outbound devem ser planejados de forma estratégica para que funcionem corretamente.

A partir do planejamento serão criados os procedimentos a serem seguidos e os investimentos necessários em tecnologias. Um dos objetivos desses investimentos em tecnologia é, evidentemente, reduzir ou eliminar as falhas que podem causar o atraso na entrega ao cliente.

Um bom planejamento também inclui como será a gestão dos estoques, o sistema de inventário, a forma de organização e a separação dos materiais, a equipe responsável pelo planejamento de rotas, entre outros aspectos.

3. Calcule os riscos do segmento

Estruturar a cadeia de riscos da empresa é essencial para que todas as ameaças sejam conhecidas pelos responsáveis. Dessa forma, ainda que imprevistos ocorram, o problema pode ser identificado e resolvido mais rapidamente.

Caso a sua empresa tenha um setor de controle de qualidade, aproveite as diversas ferramentas de gerenciamento de riscos que podem ser adaptadas para o setor logístico, como o FMEA, por exemplo. Assim, é possível categorizar os riscos e criar planos extras no caso de ocorrências fora do planejado.

4. Reavalie prazos

Assumir compromissos impensadamente é arriscar a cometer erros desnecessários. Atenção ao prazo que é dado ao seu cliente para a remessa da mercadoria. Não prometa fazer isso em um espaço de tempo inviável, acarretando atraso na entrega.

Portanto, reavalie os prazos. Considere nessa reavaliação etapas como o tempo de separação do material, da emissão da nota fiscal e do carregamento, por exemplo. Tenha rotas bem planejadas com o sequenciamento correto das entregas. Não se esqueça de que estão à sua disposição tecnologias que podem ajudar na atividade, como os roteirizadores.

5. Melhore o processo de distribuição

O processo de distribuição começa a partir da separação do material solicitado até a entrega do produto ao cliente final. A primeira atividade a ser melhorada é a separação dos materiais. Ter a localização do material no estoque, por exemplo, já é uma boa iniciativa para reduzir tempo e melhorar na precisão de entrega.

Falando do transporte do material, além do melhor planejamento de rotas citado acima, ter ferramentas que acompanhem a carga durante o frete pode ser uma boa forma de evitar atraso de entrega. Assim, qualquer problema relacionado a congestionamentos, o cliente poderá ser avisado antecipadamente.

6. Conte com ajuda de um consultor

Muitas vezes a análise e o planejamento estratégico realizado por um especialista pode ser a melhor solução para resolver problemas de atraso na entrega para os clientes. Um profissional experiente no setor, que tem conhecimento dos entraves mais comuns, certamente contribuirá para corrigir ou redefinir o fluxo dessa operação.

Trabalhe com fornecedores logísticos

Uma alternativa para evitar dificuldades na hora de fazer a entrega de seus produtos e mercadorias aos consumidores é a escolha de fornecedores logísticos.

A decisão deve considerar a capacidade desses fornecedores em facilitar e agilizar a etapa final da entrega, que é o transporte da mercadoria até o seu destino final, depois que todas as etapas de responsabilidade da sua empresa foram cumpridas com qualidade. Devem ser reconhecidos pela competência na prestação desse serviço e pelas melhores garantias oferecidas para isso.

A seguir, compartilhe sua visão do sistema logístico com o fornecedor. Assim, ele entenderá como seu fluxo funciona, além de fazer uso do benchmarking para que seu processo também seja aprimorado. Afinal, o bom resultado de seu fornecedor afeta diretamente na satisfação de seu cliente.

Atender às necessidades dos clientes é um valor agregado ao conjunto de ações que a sua empresa realiza diariamente. Entretanto, um descuido em algum momento, como o atraso na entrega de um item desejado por eles, não só desqualifica todo o trabalho anterior como também a imagem da organização.

Para complementar o tema deste post, sugerimos a leitura de outro artigo no nosso blog: “Você sabe o que considerar ao escolher o seu fornecedor logístico?“. Boa leitura!