Gerenciamento de almoxarifado: 5 erros logísticos a serem evitados

Realizar um bom gerenciamento de almoxarifado é essencial para qualquer tipo de empresa. Afinal, esse setor muitas vezes se responsabiliza por todo o processo de compra, estoque e reposição de itens diversos que são úteis e fundamentais no dia a dia de toda a companhia, desde produtos de limpeza até insumos para certas produções.

Agora, imagine se não houver organização, controle e nem estrutura no setor! Os riscos e custos podem ser grandes e, por esse motivo, resolvemos preparar este post, exclusivamente, para mostrar a importância da gestão do almoxarifado e trazer dicas e soluções que a Longa Industrial oferece para os mais variados segmentos. Vamos começar?

Afinal, qual a importância de um bom gerenciamento de almoxarifado?

O almoxarifado tem papel crucial em toda empresa, pois funciona como um centro de distribuição interno de itens básicos para o funcionamento e manutenção da companhia. Por exemplo, é esse setor que se encarrega de armazenar produtos de higiene, limpeza, uniformes, EPI’s, material administrativo, brindes, materiais promocionais e equipamentos gerais.

Sem dúvidas, independentemente do tamanho ou segmento da empresa, o almoxarifado sempre conta com um volume e variedade grande de produtos e, por isso, se assemelha muito a uma gestão de estoque de um armazém, por exemplo. Prezar pela organização e pelo planejamento são fatores fundamentais para o bom funcionamento do setor e, consequentemente, dos demais ambientes da empresa.

Quais os 5 erros mais cometidos no gerenciamento de almoxarifado?

Assim como em qualquer gestão de estoque, as empresas estão passíveis de erros, gargalos e falhas que têm origens variadas, podem surgir desde processos ineficientes, assim como em estruturas inadequadas. Abaixo, separamos alguns dos erros mais comuns nesses setores. Confira!

1. Má distribuição e armazenagem dos insumos

Sem dúvidas, esse é o fator nº 1 no gerenciamento de almoxarifado! Afinal, é muito comum encontrar nas empresas ambientes desestruturados e sem o mínimo de planejamento, tanto para receber os itens, como na hora de armazená-los e, muito menos, no momento de distribuí-los.

Podemos dizer que, em grande parte, o gap principal de uma má distribuição e armazenagem inadequada quase sempre está associado à falta de estruturas e espaços propícios para estocagem dos itens. O que não faltam são verdadeiros galpões ou até salas com produtos empilhados, sem separação, controle ou layouts definidos.

O bom gerenciamento de almoxarifado deve, em primeiro lugar, prezar pela organização do ambiente, investindo em estruturas adequadas, com racks, prateleiras e sistemas de armazenagem, capacitando as equipes responsáveis e, principalmente, separando os itens por tipo, sessões e demandas.

2. Falta de identificação

Outro grande erro no gerenciamento de almoxarifado é a falta de identificação dos itens e embalagens. Inclusive, isso pode gerar problemas desnecessários como perda de produtos, armazenamentos errados, ocupação de prateleiras sem necessidade e, por fim, distribuir de forma inadequada.

Com o avanço de ferramentas tecnológicas, esse controle se torna muito mais prático e viável, sendo quase uma obrigação das empresas acompanharem tais tendências para não ficarem para trás no mercado. Quer exemplos? Então, vamos lá!

As planilhas de Excel sempre ajudarão, mas hoje o que não faltam são softwares dedicados, exclusivamente, à gestão de estoques, que podem ser utilizados em almoxarifados. Além disso, o uso de etiquetas e códigos de barra podem facilitar a vida de suas equipes e, consequentemente, otimizar os processos internos, evitando perdas e desvios.

3. Falta de inventário ou desatualização

Realizar o inventário com frequência é outro fator fundamental para o bom gerenciamento do almoxarifado. Afinal, mesmo investindo em estruturas adequadas e sistemas tecnológicos, a conferência dos itens físicos sempre precisará ser realizada.

Portanto, para evitar de ter uma quantidade diferente entre o físico e o virtual, crie uma programação fixa de inventário dos itens do almoxarifado e sempre atualize os dados do estoque.

4. Falha de comunicação

Para que o almoxarifado consiga atender bem aos demais setores da empresa com itens e insumos necessários, é fundamental que a comunicação interna seja clara e direta. Para isso, busque padronizar as formas de pedidos e crie formulários — melhor ainda, se já houver sistemas integrados que permitam que cada responsável realize seus pedidos online e tudo fique registrado.

Pedidos de boca, bilhetinhos, mensagens de celular e até mesmo ligações são caminhos perfeitos para os erros, retrabalhos e dor de cabeça. Portanto, fuja deles e organize melhor a forma de comunicação.

5. Problemas com fornecedores

Por fim, outra falha bem comum no gerenciamento de almoxarifado é o gargalo entre o pedido de compra e a capacidade do fornecedor entregar. Isso deve ser avaliado no intuito de se levantar as principais dificuldades de fornecimento, se os pedidos estão sendo enviados muito em cima ou se, realmente, há uma ineficiência por parte do parceiro.

Sendo assim, crie uma KPI específica, estude todos os processos e os principais erros, se reúna com o fornecedor, o convide a visitar a sua planta e, se não houver alternativas, não hesite em testar outras empresas.

Como a Longa Industrial pode solucioná-los?

A Longa Industrial foca em soluções, estruturas logísticas e sistemas de armazenagem há mais de 50 anos e muito de sua tecnologia pode ser usufruída no gerenciamento de almoxarifado. A começar pela questão estrutural do ambiente, no qual a empresa possibilita repaginar, verticalizar e definir o melhor layout para os espaços com seus racks e estruturas personalizáveis e totalmente adaptáveis às necessidades de cada estoque.

Depois, a Longa ainda possibilita a criação de novos ambientes sem, necessariamente, ter que investir em obras ou aluguéis. É o caso dos mezaninos industriais, que podem ser montados dentro da própria empresa, criando novos setores ou aumentando a capacidade de estoque de itens armazenados. Ou seja, sem custos com a construção civil e muito menos sem precisar interromper o andamento dos demais processos.

Enfim, reforçamos a ideia de que o gerenciamento de almoxarifado deve ser considerado tão importante como qualquer outra gestão de estoques, afinal, o bom funcionamento do setor impacta diretamente no desempenho e eficiência da empresa. Portanto, invista em tecnologia, capacite suas equipes e, principalmente, proporcione um ambiente organizado, planejado e eficaz.

Gostou do post? Então, espere, pois temos mais um artigo especial sobre como a armazenagem e a logística se relacionam dentro das empresas. Uma leitura fundamental e importantíssima para quem é do setor.