Matriz GUT: como aplicá-la na logística?

Muitos empresários não sabem por onde começar a resolver os problemas, por não conseguirem identificar claramente quais são os fatores que mais comprometem o desempenho de seus negócios. É aí que entra a importância da Matriz GUT, uma excelente ferramenta para identificar a gravidade, a urgência de resolução e a tendência de agravamento de uma situação da empresa com o passar do tempo.

Com essa ferramenta, sua empresa terá um maior direcionamento no processo de tomada de decisão e de planejamento para o futuro.

Ao longo deste artigo, vamos nos aprofundar sobre o conceito de Matriz GUT, explicar de que maneira estruturar esse processo em sua empresa, mostrar suas vantagens e muito mais! Acompanhe!

Como surgiu a Matriz GUT?

Com o intuito de criar uma ferramenta que facilitasse o processo de resolução de problemas e auxiliar o trabalho dos empresários, essa técnica foi desenvolvida em 1958 por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, dois norte-americanos especialistas em questões organizacionais e gestão de crises de empresas, nos mais variados aspectos.

A sigla GUT se refere à gravidade, urgência e tendência de uma situação crítica dentro de uma empresa. Entenda melhor sobre esses três termos adiante.

Gravidade

Como citamos, a letra G da Matriz GUT, corresponde à gravidade dos problemas da empresa. Isto é, quais são os problemas que causam o maior impacto para o sucesso e crescimento do negócio.

Os problemas mais graves, como a falta de controle financeiro, por exemplo, podem levar uma empresa à falência, e devem ser tratados de uma forma absolutamente prioritária nessa matriz.

A gravidade dos problemas pode ser avaliada de 1 a 5, sendo a nota máxima para os casos extremamente graves, ou seja, situações que realmente podem levar ao encerramento das atividades de um negócio.

Urgência

A identificação da urgência de cada problema tem como objetivo definir quais deles precisam ser resolvidos de uma forma imediata e quais ainda podem esperar. Da mesma forma que a gravidade, a urgência dos problemas também pode ser avaliada de 1 a 5:

1: pode esperar;
2: pouco urgente;
3: urgente, merece atenção em um curto período;
4: muito urgente;
5: precisa ser resolvido de uma forma imediata.

Tendência

Esta fase da Matriz GUT visa identificar as situações que apresentam maior potencial de agravamento e podem prejudicar ainda mais a situação da sua empresa. De 1 a 5, a tendência pode ser avaliada da seguinte forma:

1: não mudará sua gravidade;
2: vai piorar a partir de um longo período;
3: vai piorar a partir de um médio período;
4: piorará dentro de pouco tempo;
5: se agravará rapidamente em caso de não ser solucionado.

Como estruturar a Matriz GUT da sua empresa?

A Matriz GUT de sua empresa pode facilmente ser elaborada em uma planilha do Excel. Basta armazenar todas as situações que são consideradas problemáticas e organizá-las de acordo com cada uma das fases da matriz: gravidade, urgência e tendência.

Feito isso, avalie cada problema de 1 a 5 em cada um dos fatores. Depois, multiplique as três notas de cada um dos problemas para elaborar, a partir dos resultados obtidos, o ranking dos principais problemas da sua empresa, de forma geral.

A partir dessa identificação e de verificar quais são os pontos fracos da sua empresa, é o momento de estruturar ações que possam solucionar, ou ao menos amenizar, cada um desses problemas. É hora também de definir os colaboradores que serão responsáveis pelo processo.

Como funciona na prática a Matriz GUT?

Vamos supor que a sua empresa apresente dificuldades em atender a toda a demanda da clientela dentro do prazo estabelecido, além de enfrentar problemas financeiros.

Esses seriam, certamente, problemas bastante graves para o seu negócio, não é mesmo? Dessa forma, haveria a possibilidade de gerar insatisfação dos clientes, fazendo com que deixem de consumir os produtos ou serviços da sua empresa, diminuindo consideravelmente o seu faturamento.

Já os problemas financeiros, por sua vez, são os mais comprometedores para a manutenção de qualquer tipo de negócio.

Por outro lado, sua empresa pode apresentar alguns pequenos problemas internos, tais como falhas no sistema de ponto eletrônico, por exemplo, ou então algumas questões estruturais dentro do espaço físico da empresa, como cadeiras estragadas.

Estes últimos, ao contrário de problemas financeiros e de atraso de entrega para os clientes, por exemplo, não possuem uma gravidade tão grande para a manutenção e crescimento do negócio, podendo assim ser resolvidos sem tanta urgência. A princípio, não há possibilidade de se agravarem, trazendo ainda mais problemas para a empresa, nesse caso hipotético.

Sendo assim, bastaria listar todos esses problemas na sua planilha e avaliá-los de acordo com suas gravidades, urgências e tendências, e multiplicar cada nota avaliada.

Como aplicar a Matriz GUT na logística da sua empresa?

A Matriz GUT pode apresentar inúmeros benefícios para os processos logísticos da sua empresa, na medida em que o rankeamento dos problemas em relação a gravidade, urgência e tendência direcionam o planejamento estratégico e a resolução das questões mais urgentes.

Além de otimizar o tempo, a matriz permite um adequado direcionamento de recursos para as áreas mais prioritárias, além de delimitar o tempo esperado para a realização de determinadas atividades.

Procure identificar os problemas que geram insatisfação nos seus clientes e que comprometem a qualidade dos seus serviços e eficiência das suas operações logísticas, como:

Cumprimento dos prazos de entrega
Produtos danificados
Controle e rastreabilidade de produtos
Tempo ciclo das atividades
Controle de datas (FIFO)

Por que utilizar a Matriz GUT na sua empresa?

Além de proporcionar uma visão mais clara e abrangente a respeito dos problemas da sua empresa, e de identificar quais deles devem ser solucionados imediatamente de forma a não comprometer a sua operação, a Matriz GUT pode servir como um facilitador para diversos processos.

Com a lista dos problemas de seu empreendimento, é possível ter um maior direcionamento no processo de tomada de decisões estratégicas, indicando assim possíveis realocamentos de recursos no orçamento para questões mais importantes e que precisam ser solucionadas com uma urgência maior.

A Matriz GUT pode ser elaborada facilmente em uma planilha de Excel por qualquer setor de sua empresa, tornado o processo de análise interna do negócio facilitado.

Ela ainda pode ser usada de forma aliada a outras ferramentas de análise, tais como a análise SWOT ou diagrama de Pareto, por exemplo. Além disso, também pode ser aplicada na resolução de problemas pessoais, com prioridade às principais questões, assim como no caso do ambiente empresarial.

A Matriz GUT evita com que a sua empresa gaste muito dinheiro com questões pouco importantes, e permite um foco maior em questões mais relevantes para a manutenção e o crescimento do negócio!

Esperamos que tenha gostado do texto e que já saiba da importância dessa ferramenta de negócio para o desenvolvimento do seu negócio. Agora, o que acha de compartilhar este post em suas redes sociais para que seus contatos também tenham acesso a essas informações?