O que é Business Process Outsourcing e como ele pode te ajudar?

Empresas são compostas por diferentes departamentos e precisam lidar com uma série de tarefas que fogem do escopo de sua atividade-fim. Muitas vezes, a criação de novos setores e contratação de colaboradores nem sempre representam a melhor estratégia. É nesse contexto que surge o conceito de Business Process Outsourcing (BPO).

O termo em inglês pode ser literalmente traduzido como “Terceirização de Processos de Negócios”, ou seja, ele se refere ao momento em que uma instituição decide contratar empresas especializadas em alguma área para cuidar dessas atividades-meio.

Essa iniciativa é muito recorrente no mercado e apresenta grandes vantagens, como o aumento da eficiência e a redução de custos. Grandes empresas já implantaram o BPO e, com isso, conseguiram maximizar resultados e performance, agilizando serviços e conquistando mais clientes e lucros.

Quer entender melhor esse conceito, sua importância e como aplicá-lo no seu negócio? Continue a leitura deste artigo e fique bem informado sobre o tema agora mesmo!

O que é Business Process Outsourcing?

A intensa concorrência no mercado atual pressiona empresas a tomarem um papel proativo diante de acontecimentos e mudanças. Logo, é extremamente importante que negócios que desejam ganhar destaque invistam cada vez mais em dinamismo e flexibilidade.

Dessa forma, são capazes de reagir mais rápido às transformações, rever suas estruturas, inovar e se reinventar — atitudes cruciais para manter a relevância de uma marca em qualquer nicho.

É nesse contexto que o conceito de Business Process Outsourcing ganha força. Por meio da contratação de prestadores de serviço internos ou externos e formação de parcerias estratégias com esses fornecedores, a empresa tem chance de automatizar e otimizar seus processos, ganhando eficiência geral e operações mais inteligentes.

Nesse ponto, vale ressaltar que existe uma diferença entre Business Process Outsourcing e terceirização. A distinção está, principalmente, na forma como os serviços são incorporados e desenvolvidos na instituição.

Enquanto a terceirização é um conceito menos abrangente e pode ser feito de maneira individual — via contratação de um colaborador ou um grupo para cumprir um trabalho direcionado —, o BPO envolve um projeto mais completo, que visa contemplar a gestão técnica de todos os processos.

Os profissionais contratados serão responsáveis por monitorar e analisar questões como catálogo de soluções, controle de qualidade, eficácia, controle de orçamento, entre outros.

Qual é sua importância?

O Business Process Outsourcing ajuda empresas a terem mais tempo e recursos para focar em sua atividade principal. Quando gestores precisam desviar sua atenção para cuidar de diversos elementos, é mais difícil tratar um assunto com mais detalhes e atingir a alta performance em uma determinada operação. Esse é princípio norteador do BPO.

Uma instituição que decide cuidar de todos os seus processos sozinha precisa reservar materiais, recrutar pessoas, desenvolver etapas de logística e distribuição para cada setor. Nem sempre esse é o caminho mais efetivo, e os resultados podem ser vistos na perda de faturamento e fatia do mercado.

Logo, a contribuição de profissionais qualificados que se dediquem exclusivamente a uma atividade é mais produtiva e colabora para que o negócio atinja excelência nos serviços.

Quais são os 5 passos fundamentais para implementar o Business Process Outsourcing?

A estratégia de incorporação do Business Process Outsourcing precisa ser bem pensada. Em primeiro lugar, é fundamental pesquisar minuciosamente para contratar uma empresa competente, confiável e com valores e objetivos que estejam alinhados com a contratante.

No mais, um estágio indispensável é a integração de atividades, por meio de soluções informatizadas, por exemplo, como ERPs (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial). Esse detalhe facilita a relação entre as empresas e garante a visibilidade. Os 5 passos básicos dessa implementação são:

mapeamento completo dos processos da empresa, a fim de identificar que tipos de serviços precisam ou podem ser terceirizados;
pesquisa de empresas líderes do mercado que ofereçam as soluções necessárias;
alinhamento de equipes internas e definição de colaboradores que serão responsáveis por fazer a interface e controle de fornecedores;
determinar padrões e níveis de serviço esperados (SLAs);
monitoramento constante de resultados, gestão de riscos e adoção de um plano de melhoria contínua.

Quais as principais vantagens do BPO?

A implantação efetiva de um projeto de Business Process Outsourcing traz ganhos muito positivos para a instituição. Alguns deles são:

otimização de tempo: quando a empresa repassa certas atividades, seu time fica menos sobrecarregado e, portanto, mais produtivo e com mais tempo para se dedicar ao core business. Desse jeito, as tomadas de decisão são mais eficientes e a qualidade de todas as operações é elevada;
diminuição de custos: gastos com a contratação de funcionários, treinamentos, materiais, encargos trabalhistas, entre outros, são eliminados quando a corporação adere a um plano de BPO;
suporte de profissionais especialistas e experientes: com o BPO, as tarefas são direcionadas a uma equipe tecnicamente qualificada e com expertise no assunto. Afinal, a atividade-fim das empresas contratadas é justamente o serviço que você precisa, logo, faz parte do que eles fazem de melhor;
recebimento de um feedback mais técnico: quando sua equipe interna precisar de suporte da BPO, sabe que tem um suporte capacitado, ou seja, o nível de informação trocada é superior e a comunicação é direta e de qualidade;
acesso às melhores tecnologias e práticas do mercado: empresas especializadas em um serviço geralmente investem em atualização e no que há de melhor em seu segmento, assim, a contratante tem a chance de usufruir das ferramentas e equipamentos mais modernos e das técnicas mais avançadas do ramo.

Empresas de grande renome no mundo, como a Coca-Cola e a Nike, apostam no Business Process Outsourcing como um modelo de negócio que as ajuda a crescer de forma estruturada e inteligente. Por meio dessa manobra, a instituição conta com grandes talentos e conhecimento de alto nível sem comprometer um alto orçamento ou lidar com burocracias. Sendo assim, considere essa estratégia para alavancar seu negócio e assegurar uma vantagem competitiva!

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