Saiba otimizar o fluxo de entrada e saída de materiais da sua empresa

Quem trabalha com controle de estoque conhece os desafios dessa área. É preciso controlar muito bem o fluxo de entrada e saída de materiais para minimizar perdas e garantir a eficiência e o cumprimento dos prazos, seja no abastecimento da produção ou na entrega para o cliente.

A boa notícia é que, implementando algumas práticas e seguindo alguns procedimentos, essa tarefa se torna possível. Neste texto, nós falamos sobre a importância do controle do fluxo de entrada e saída de materiais, como fazer isso corretamente e quais são os benefícios obtidos ao adotar essas medidas. Acompanhe com a gente!

Por que é importante controlar o fluxo de entrada e saída de materiais?

O fluxo de entrada e saída é uma representação do lucro gerado pela empresa. Deixar de controlá-lo significa deixar de acompanhar e cuidar do dinheiro do negócio.

Além disso, quando não existe um controle de estoque rígido, a tendência é que o desperdício de materiais seja maior. E se algum item faltar ou chegar atrasado, isso resulta em mão de obra parada, ou seja, ociosidade.

Lembramos ainda que o controle de estoque é uma atividade estratégica para qualquer empresa. As informações obtidas com essa atividade servem para que os gestores conheçam melhor seus negócios e entendam mais sobre cada produto ou matéria-prima.

Com o resultado dos dados de entrada e saída, o gestor será capaz de tomar decisões mais eficientes e que refletem as necessidades reais da empresa.

Como fazer esse controle?

Agora, vamos à prática! Confira dicas para fazer um controle eficiente.

Crie regras e padrões de entrada, saída e armazenagem

O primeiro passo é determinar onde cada material será armazenado e criar regras sobre a movimentação e a estocagem de mercadorias. Cada item precisa estar alocado conforme condições, por exemplo, de temperatura e umidade.

Além da localização, também devem ser determinados procedimentos a serem seguidos toda vez que um material precisar entrar ou sair do estoque. Essas regras podem falar, por exemplo, sobre restrições de horário e o registro que deve ser feito a cada movimentação.

Faça inventários periodicamente

Mesmo com as regras, é normal que aconteçam erros e, após algum tempo, o seu inventário real não condiz com o que está registrado nos sistemas. Para minimizar essas diferenças, faça inventários regularmente.

Ao checar o estoque físico, você deve ficar atento aos desvios causados por avarias, furtos e falha no registro das movimentações, além de itens fora da validade. Ao implementar ferramentas de controle, você pode estabelecer metas para que os desvios no inventário sejam reduzidos ao longo do tempo.

Implemente sistemas de gestão

Felizmente, existem muitas ferramentas que podem ser usadas para auxiliar na gestão. Os controles manuais não são recomendados por serem suscetíveis a muitos erros.

Para escolher a melhor solução, você precisará observar o tamanho da empresa, a quantidade de movimentações e de mercadoria, além do segmento que você atua. Avalie sempre o custo-benefício de cada ferramenta.

O uso de sistemas de gestão, além de auxiliar no controle também facilita a troca de informações e garante melhor comunicação entre as equipes. Os times de vendas, compras e estoque podem se integrar melhor quando os dados estão acessíveis para todos.

Treine sua equipe

De nada adianta investir em ferramentas se a sua equipe não entender a importância de otimizar o fluxo de entrada e saída e de manter o estoque bem controlado. Por isso, seus funcionários precisam ser treinados constantemente.

Ofereça orientações tanto no uso das ferramentas quanto na parte estratégica para que eles sejam parte dessa cultura que valoriza o controle e a gestão.

Oriente-os a controlar rigidamente cada entrada ou saída e registrar dados como prazo de validade, localização do material na empresa, data de entrada, entre outros.

Faça um mapeamento do fluxo

Além de controlar tudo que está no estoque, você também pode otimizar as atividades de movimentação e transporte. Para isso, faça um mapeamento de todo o fluxo do material do momento que ele chega à empresa até quando sai para ir até o cliente.

Ao mapear esse caminho, você conseguirá detectar se estão sendo feitas movimentações desnecessárias, se o fluxo realmente está seguindo o caminho mais rápido e prático e assim por diante. Você também será capaz de detectar gargalos nos processos e identificar necessidades de melhoria.

Otimize sua estrutura física

A estrutura física e o layout também têm grande influência sobre os resultados da logística e fluxo de materiais. Para garantir a eficiência, otimize-a fazendo melhorias como:

adaptação da estrutura ao tamanho do espaço disponível;
escolha do tipo certo de armazenagem;
busca de soluções alternativas se existem falhas na atual estrutura que estão causando avarias nas mercadorias;
investimento em racks, caçambas, pallets e caixas adequadas aos tipos de produtos com os quais seu negócio lida.

Quais são os benefícios de um controle eficiente?

O principal benefício da adoção dessas medidas é o que chamamos de segurança de estoque. O desperdício será zerado ou reduzido consideravelmente se a equipe tiver registros de todas as entradas e saídas, garantindo que nenhum prazo de validade se perca. Com um controle rígido, também se evita a saída não autorizada de materiais, desvios e furtos.

Outro ponto é a garantia de cumprimento de prazos. Ao saber quais mercadorias estão em estoque e quando é preciso repor cada uma, você garante a confiabilidade nas entregas para o cliente. Além disso, ao coletar dados e manter históricos sobre as transações realizadas você terá informações mais confiáveis para tomar decisões.

Por fim, material parado em estoque é sinônimo de dinheiro parado, uma vez que cada produto é um investimento feito. Ao trabalhar com um fluxo de entrada de materiais e saída confiável, você também evitará a compra de materiais em excesso.

Sendo assim, frisamos a importância de registrar e acompanhar de perto o fluxo de entrada e saída de materiais em qualquer negócio. Com regras estabelecidas, equipe bem treinada, sistemas de gestão e infraestrutura adequados, o controle de estoque tem potencial para se tornar motivo de tranquilidade para gestores, diretores e empreendedores.

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